Zapier vs. Make vs. n8n: Welche Automatisierungslösung ist die richtige für Ihr Unternehmen?

Die Wahl der passenden Automatisierungsplattform kann über Effizienzgewinne, Kostenersparnis und sogar die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben entscheiden – besonders für Unternehmen im DACH-Raum, wo Datenschutz und Integration in bestehende Systeme oft komplexer sind als anderswo. Zapier, Make (bis 2021 als Integromat bekannt) und n8n gehören zu den führenden Tools, um repetitive Aufgaben zwischen Anwendungen zu verknüpfen. Doch während alle drei ähnliche Grundfunktionen bieten, unterscheiden sie sich deutlich in Handling, Preismodellen und vor allem in der Anpassungsfähigkeit an deutsche Compliance-Anforderungen.

Dieser Vergleich richtet sich gezielt an Entscheider in kleinen und mittleren Unternehmen, IT-Verantwortliche sowie Gründer, die nicht nur nach der einfachsten Lösung suchen, sondern nach der langfristig skalierbaren und rechtssicheren. Wir betrachten nicht nur die technischen Features, sondern auch praktische Aspekte wie Support, Hosting-Optionen und die Frage, wie gut sich die Tools in typische deutsche Unternehmensstrukturen einfügen – von der Buchhaltung mit Datev bis hin zur DSGVO-konformen Datenverarbeitung.

Die Grundlagen: Was alle drei Tools gemeinsam haben

Auf den ersten Blick erfüllen Zapier, Make und n8n denselben Zweck: Sie verbinden verschiedene Software-Anwendungen (wie CRM-Systeme, E-Mail-Marketing-Tools oder Cloud-Speicher) über sogenannte Trigger und Actions. Ein klassisches Beispiel wäre die automatische Erstellung eines Kontakts in HubSpot, sobald ein neues Lead über ein Webinar-Tool wie Zoom eingereicht wird. Alle drei Plattformen bieten:

• Vorgefertigte Integrationen (sogenannte "Apps" oder "Modules") für gängige Tools wie Slack, Google Workspace oder Shopify.
• Visuelle Editoren, mit denen Workflows per Drag-and-Drop erstellt werden können – ohne Programmierkenntnisse.
• Grundlegende Logikfunktionen wie Bedingungen ("Wenn-Dann"-Regeln) oder Schleifen für komplexere Abläufe.
• API-Zugriff, um eigene Anwendungen anzubinden, falls keine vorgefertigte Integration existiert.

Doch schon bei der Umsetzung dieser Grundfunktionen zeigen sich entscheidende Unterschiede, die je nach Unternehmensgröße, Branche und technischen Ressourcen den Ausschlag geben können.

Zapier: Der Allrounder mit Fokus auf Benutzerfreundlichkeit

Zapier ist der unangefochtene Marktführer, wenn es um Einfachheit und schnelle Ergebnisse geht. Das Tool richtet sich vor allem an Nutzer, die ohne technischen Hintergrund sofort loslegen möchten. Die Stärken liegen in der breiten Palette an vordefinierten "Zaps" (so heißen die Workflows bei Zapier) und der intuitiven Oberfläche.

Für wen eignet sich Zapier besonders?

• Kleine Unternehmen und Startups, die schnell Standardprozesse wie Lead-Erfassung oder Social-Media-Postings automatisieren wollen.
• Marketing- und Vertriebsteams, die Tools wie Mailchimp, Salesforce oder LinkedIn verknüpfen müssen – hier glänzt Zapier mit besonders vielen vorgefertigten Integrationen.
• Nutzer ohne IT-Kenntnisse, die Wert auf eine minimale Einarbeitungszeit legen.

Wo erreicht Zapier seine Grenzen?

• Komplexe Workflows mit vielen Verzweigungen oder DatenTransformationen sind umständlich umzusetzen. Zapier setzt hier auf lineare Abläufe ("1 Trigger → 1 Action"), während Make und n8n flexiblere Strukturen erlauben.
• Kosten: Die Preise steigen schnell, sobald mehr als die grundlegenden Funktionen benötigt werden. Ab dem "Professional"-Tarif (ca. 70 €/Monat) wird es für viele KMUs teuer – besonders, wenn mehrere Teammitglieder Zugriff benötigen.
• Datenschutz: Zapier hostet ausschließlich in den USA. Für Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, kann das ein Problem darstellen, da die DSGVO hier strenge Anforderungen stellt. Zwar bietet Zapier eine DSGVO-Compliance-Erklärung, doch die rechtliche Bewertung bleibt im Einzelfall kritisch.

Praxistipp für deutsche Nutzer

Falls Sie Zapier einsetzen möchten, prüfen Sie genau, welche Daten durch die Workflows fließen. Für reine interne Prozesse (z. B. Benachrichtigungen in Slack) ist das Tool oft unproblematisch. Sobald jedoch Kundendaten oder sensible Informationen beteiligt sind, sollte eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) mit Zapier abgeschlossen und die Workflows dokumentiert werden.

Make (ehemals Integromat): Die Mittelklasse mit mehr Tiefgang

Make positioniert sich als Brücke zwischen Einfachheit und Flexibilität. Das Tool bietet deutlich mehr Möglichkeiten für komplexe Automatisierungen als Zapier, ohne dabei so technisch wie n8n zu wirken. Besonders auffällig ist der visuelle Editor, der selbst mehrstufige Workflows mit Verzweigungen und Datenverarbeitungen übersichtlich darstellt.

Für wen ist Make die richtige Wahl?

• Mittelständische Unternehmen, die über einfache "Wenn-Dann"-Regeln hinauswachsen und z. B. Daten zwischen mehreren Systemen synchronisieren müssen (etwa zwischen Shopify, SAP und einer Buchhaltungssoftware).
• Teams mit grundlegenden technischen Kenntnissen, die bereit sind, sich etwas tiefer in die Logik von Automatisierungen einzuarbeiten.
• Nutzer, die Wert auf europäische Server legen: Make bietet DSGVO-konformes Hosting in der EU (Frankreich) an – ein entscheidender Vorteil für deutsche Unternehmen.

Die größten Vorteile von Make

• Mehrstufige Szenarien: Im Gegensatz zu Zapier können Workflows mehrere Trigger und Actions enthalten, die parallel oder nacheinander ablaufen. Das spart oft mehrere separate Automatisierungen.
• Daten-Transformationen: Make erlaubt es, Daten vor der Weitergabe zu bearbeiten (z. B. Formatierungen anpassen, Berechnungen durchführen oder Inhalte filtern). Das ist besonders nützlich, wenn Systeme unterschiedliche Datenformate verwenden.
• Bessere Skalierbarkeit: Die Preise steigen linear mit der Anzahl der "Operations" (also ausgeführten Schritten), nicht mit der Anzahl der Workflows. Für Unternehmen mit vielen kleinen Automatisierungen kann das günstiger sein als Zapier.

Nachteile und Herausforderungen

• Lernkurve: Wer von Zapier kommt, muss sich erst an die komplexere Logik gewöhnen. Die Oberfläche ist zwar gut strukturiert, aber nicht ganz so selbsterklärend.
• Eingeschränkte kostenlose Version: Im Free-Tarif sind nur 1.000 Operations pro Monat enthalten – für ernsthafte Nutzung reicht das selten aus.
• Support: Der Kundenservice ist nicht immer so schnell wie bei Zapier, besonders in den unteren Tarifen.

DACH-spezifischer Pluspunkt: Datev-Integration

Ein besonderer Vorteil für deutsche Unternehmen ist die native Anbindung an Datev, die bei Make über einen offiziellen Connector möglich ist. Das erleichtert die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen erheblich – ein Feature, das Zapier und n8n (noch) nicht in dieser Form bieten.

n8n: Die Open-Source-Alternative für maximale Kontrolle

n8n (gesprochen "n-eight-n") ist der Underdog in diesem Vergleich, aber mit einem klaren Alleinstellungsmerkmal: Das Tool ist Open Source und kann sowohl als Cloud-Service als auch selbst gehostet werden. Das macht es besonders interessant für Unternehmen, die volle Datenhoheit benötigen oder spezielle Compliance-Anforderungen erfüllen müssen.

Für wen lohnt sich n8n?

• Unternehmen mit strengen Datenschutzvorgaben, z. B. im Gesundheitswesen, der öffentlichen Verwaltung oder bei Finanzdienstleistern.
• IT-Abteilungen oder technische Teams, die Automatisierungen in bestehende Infrastruktur integrieren wollen (z. B. mit Kubernetes oder Docker).
• Nutzer, die kostengünstig skalieren möchten: Die Open-Source-Version ist kostenlos nutzbar, wenn man sie selbst hostet. Die Cloud-Version ist preislich mit Make vergleichbar, aber flexibler.

Die Stärken von n8n

• Selbsthosting: Die Möglichkeit, n8n auf eigenen Servern (oder bei einem deutschen Hoster) zu betreiben, löst viele DSGVO-Bedenken. Daten verlassen das Unternehmen nicht – ein entscheidender Vorteil für sensible Anwendungsfälle.
• Erweiterbarkeit: Da der Quellcode offen ist, können Entwickler eigene Integrationen hinzufügen oder das Tool an spezifische Anforderungen anpassen.
• Fair-Code-Lizenz: n8n folgt einem "Fair-Code"-Modell, das zwischen Open Source und kommerzieller Nutzung differenziert. Für Unternehmen bedeutet das: Sie können das Tool kostenlos nutzen, solange sie keine proprietären Erweiterungen verkaufen.

Die Kehrseiten

• Technische Hürden: Selbsthosting erfordert IT-Know-how – sei es für die Installation, Wartung oder Sicherheit. Wer keine eigene IT-Abteilung hat, ist auf externe Dienstleister angewiesen.
• Kleinere Community: Im Vergleich zu Zapier oder Make gibt es weniger vorgefertigte Templates oder Tutorials. Nutzer müssen oft selbst Lösungen erarbeiten.
• Benutzerfreundlichkeit: Die Oberfläche ist funktional, aber nicht so poliert wie bei den Konkurrenten. Für Nicht-Techniker kann die Einarbeitung frustrierend sein.

Praxisfall: n8n in der deutschen Verwaltung

Ein typisches Beispiel für n8n ist die Automatisierung von Antragsprozessen in Behörden. Hier sind Datenhoheit und Compliance nicht verhandelbar. Mit n8n lassen sich Formulare, Datenbanken und E-Mail-Systeme verknüpfen, ohne dass personenbezogene Daten an Drittanbieter übermittelt werden. Ähnliche Szenarien finden sich in Rechtsanwaltskanzleien oder bei Steuerberatern, die mit Mandantendaten arbeiten.

Der direkte Vergleich: Welches Tool gewinnt in welcher Kategorie?

Entscheidungshilfe: Welches Tool passt zu Ihrem Unternehmen?

Die Wahl hängt weniger von den reinen Features ab, sondern davon, wie Ihre Organisation tickt. Hier eine Orientierungshilfe:

Wählen Sie Zapier, wenn …

• Sie schnell und unkompliziert Standardprozesse automatisieren wollen (z. B. Lead-Weiterleitung, Social-Media-Postings).
• Ihr Team keine technischen Vorkenntnisse hat und Sie Wert auf eine große Auswahl an Integrationen legen.
• Sie keine sensiblen Daten verarbeiten oder bereits eine DSGVO-konforme Lösung für den Datentransfer haben.

Wählen Sie Make, wenn …

• Sie komplexere Workflows benötigen, die mehrere Systeme verbinden (z. B. E-Commerce, CRM und Buchhaltung).
• Sie DSGVO-konformes Hosting in der EU bevorzugen, ohne selbst Server betreiben zu wollen.
• Sie bereit sind, etwas Zeit in die Einarbeitung zu investieren, um langfristig flexibler zu sein als mit Zapier.

Wählen Sie n8n, wenn …

• Datenhoheit und Compliance für Sie oberste Priorität haben (z. B. in regulierten Branchen).
• Sie technische Ressourcen im Haus haben oder bereit sind, externe Unterstützung für Setup und Wartung einzukaufen.
• Sie langfristig Kosten sparen wollen, indem Sie das Tool selbst hosten und anpassen.

Fazit: Es kommt auf Ihre Prioritäten an

Keines der drei Tools ist universell "das beste" – die Entscheidung hängt von Ihren unternehmensspezifischen Anforderungen ab:

• Für Einfachheit und Schnelligkeit ist Zapier die erste Wahl, solange die Kosten und Datenschutzaspekte kein Ausschlusskriterium sind.
• Für mittlere Komplexität und europäische Compliance bietet Make die beste Balance zwischen Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität.
• Für maximale Kontrolle und Skalierbarkeit ist n8n die überlegene Lösung – besonders, wenn Sie bereit sind, in die technische Umsetzung zu investieren.

Ein wichtiger Rat zum Schluss: Testen Sie alle drei Tools mit einem konkreten Use Case aus Ihrem Unternehmen. Die meisten Anbieter bieten kostenlose Testversionen an. Erst im praktischen Einsatz zeigt sich, ob die Oberfläche zu Ihrem Team passt oder ob bestimmte Integrationen fehlen.

Brauchen Sie Hilfe bei der Auswahl oder Umsetzung?

Die richtige Automatisierungslösung kann Ihr Unternehmen Zeit, Geld und Nerven sparen – wenn sie gut geplant ist. Falls Sie unsicher sind, welches Tool zu Ihren Prozessen passt oder wie Sie Workflows DSGVO-konform umsetzen, vereinbaren Sie gerne ein kostenloses Kontaktgespräch.

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