N8N vs. Make vs. Zapier: Welches Tool ist das beste für KMUs?

Wer als kleines oder mittleres Unternehmen im DACH-Raum Zeit und Kosten sparen will, kommt an Automatisierungswerkzeugen kaum vorbei. Doch zwischen N8N, Make (ehemals Integromat) und Zapier zu entscheiden, ist gar nicht so einfach – besonders, wenn Sie keine technische Expertise haben.

In diesem Artikel vergleichen wir die drei Plattformen aus der Perspektive von KMUs, die ihre Geschäftsprozesse optimieren möchten. Wir gehen auf Kosten, Datenschutz, Benutzerfreundlichkeit und typische Anwendungsfälle ein, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.

Warum Automatisierung für KMUs im DACH-Raum so wichtig ist

Bevor wir die Tools vergleichen, lohnt sich ein Blick auf die konkreten Herausforderungen, mit denen kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz zu kämpfen haben:

• Hohe Lohnkosten: Jede Stunde, die Mitarbeiter mit manuellen Aufgaben wie Datenübertragungen oder Rechnungsstellung verbringen, kostet bares Geld.
• Strenge Datenschutzbestimmungen (DSGVO): Viele Cloud-Lösungen aus den USA sind hier problematisch – besonders, wenn Kundendaten verarbeitet werden.
• Fachkräftemangel: Automatisierung hilft, bestehende Teams zu entlasten und Prozesse auch mit weniger Personal effizient zu halten.

Laut einer Studie der IHK verbringen über 40 % der KMUs mehr als 10 Stunden pro Woche mit repetitiven Aufgaben, die sich automatisieren ließen. Die richtige Wahl des Tools kann hier den Unterschied zwischen Frustration und echten Einsparungen machen.

Die drei Anbieter im direkten Vergleich

1. Zapier: Der Klassiker für Einsteiger

Zapier ist der bekannteste Name im Bereich No-Code-Automatisierung – und das nicht ohne Grund. Die Plattform glänzt durch ihre einfache Bedienbarkeit und die riesige Auswahl an Integrationen (über 6.000 Apps).

Vorteile für KMUs: ✅ Intuitive Oberfläche: Auch ohne technische Vorkenntnisse lassen sich einfache Workflows (sogenannte "Zaps") einrichten. Beispiel: Neue E-Mail-Anfrage in Slack posten oder Kontakte aus einem Webformular in die CRM-Software übertragen. ✅ Große Community: Es gibt unzählige Vorlagen und Tutorials, falls Sie mal nicht weiterkommen. ✅ Schneller Einstieg: Innerhalb von Minuten können Sie erste Automatisierungen live schalten.

Nachteile für KMUs im DACH-Raum: ❌ Kosten: Zapier wird schnell teuer. Schon ab 20 "Zaps" (Workflows) pro Monat landen Sie im Professional-Tarif (ab 73,50 €/Monat). Für komplexere Automatisierungen mit vielen Schritten oder Datenverarbeitungen kann es sogar noch deutlich teurer werden. ❌ Datenschutzbedenken: Zapier ist ein US-amerikanisches Unternehmen, und die Daten werden standardmäßig in den USA verarbeitet. Für Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, ist das ein erhebliches Risiko – besonders seit dem Schrems-II-Urteil. ❌ Eingeschränkte Logik: Komplexe Bedingungen (z. B. "Wenn Feld A und Feld B ausgefüllt sind, dann...") sind nur mit Umwegen möglich.

Für wen eignet sich Zapier? Zapier ist ideal für kleine Unternehmen oder Solopreneure, die einfache Automatisierungen brauchen und keine sensiblen Daten verarbeiten. Beispiel: Ein Freelancer, der seine Rechnungen automatisch aus einem Google Sheet in sein Buchhaltungstool übertragen lässt.

2. Make (ehemals Integromat): Die flexible Mittelklasse

Make (früher Integromat) ist so etwas wie der geheimnisvolle Underdog unter den Automatisierungstools. Es bietet mehr Flexibilität als Zapier, bleibt aber benutzerfreundlicher als N8N.

Vorteile für KMUs: ✅ Visuelle Workflow-Builder: Sie können komplexe Abläufe mit Verzweigungen und Bedingungen erstellen – fast wie ein Flussdiagramm. Das ist besonders nützlich, wenn Sie z. B. mehrere Abteilungen in einen Prozess einbinden möchten. ✅ Bessere Datenverarbeitung: Make kann Daten transformieren, filtern und aggregieren, ohne dass Sie Programmierkenntnisse brauchen. Beispiel: Eine CSV-Datei mit Bestellungen bereinigen, bevor sie ins ERP-System übertragen wird. ✅ DSGVO-freundlicher (mit Einschränkungen): Make ist ein tschechisches Unternehmen und bietet EU-Server an – allerdings nur im Enterprise-Tarif. Für die meisten KMUs bleibt die Datenverarbeitung also außerhalb der EU. ✅ Kostengünstiger als Zapier: Schon ab 9 €/Monat (Core-Tarif) bekommen Sie 10.000 Operationen – das reicht für viele KMUs aus.

Nachteile für KMUs: ❌ Lernkurve: Wer noch nie mit Automatisierungstools gearbeitet hat, braucht etwas Einarbeitungszeit. Die Oberfläche ist nicht so selbsterklärend wie bei Zapier. ❌ Eingeschränkte KI-Funktionen: Während Zapier und N8N zunehmend KI-Integrationen anbieten, hinkt Make hier etwas hinterher. ❌ Keine vollständige DSGVO-Compliance im Standard-Tarif: Erst ab dem Pro-Tarif (ab 29 €/Monat) können Sie die Datenverarbeitung auf EU-Servern erzwingen.

Für wen eignet sich Make? Make ist perfekt für mittlere Unternehmen, die etwas komplexere Workflows brauchen, aber keine Entwickler einstellen wollen. Beispiel: Eine Marketingagentur, die Leads aus verschiedenen Quellen (Webformular, LinkedIn, E-Mail) in einem CRM zusammenführt und automatisch Follow-ups auslöst.

3. N8N: Die Open-Source-Alternative für Tech-Affine

N8N (ausgesprochen "n-eight-n") ist das geheime Lieblingstool von Entwicklern und datenschutzbewussten Unternehmen. Es ist Open-Source, kann selbst gehostet werden und bietet maximale Flexibilität.

Vorteile für KMUs: ✅ 100 % DSGVO-konform: Da Sie N8N auf eigenen Servern oder bei einem europäischen Hoster betreiben können, gibt es keine Datenschutzprobleme. Das ist besonders für Ärzte, Anwälte oder Finanzdienstleister entscheidend. ✅ Keine Limits bei Workflows: Während Zapier und Make nach "Operationen" oder "Zaps" abrechnen, können Sie mit N8N unbegrenzt viele Automatisierungen erstellen – ohne versteckte Kosten. ✅ Extrem flexibel: N8N kann fast alles, was auch ein Entwickler mit Code könnte – inklusive API-Abfragen, Datenbankanbindungen und individueller Logik. ✅ Kostengünstig: Die Cloud-Version startet bei 20 €/Monat, und die Self-Hosted-Version ist sogar kostenlos (wenn Sie die Infrastruktur selbst stellen).

Nachteile für KMUs: ❌ Technische Hürden: N8N ist nicht für absolute Laien gemacht. Wer keine Ahnung von APIs, Webhooks oder JSON hat, wird schnell überfordert sein. ❌ Kein offizieller Support im Free-Tarif: Bei Problemen müssen Sie sich selbst helfen – oder auf die Community verlassen. ❌ Weniger "Out-of-the-Box"-Integrationen: Während Zapier und Make tausende Apps vorinstalliert haben, müssen Sie bei N8N manchmal selbst Hand anlegen, um neue Dienste anzubinden.

Für wen eignet sich N8N? N8N ist die beste Wahl für technikaffine KMUs, die maximale Kontrolle über ihre Daten wollen. Besonders geeignet ist es für:

• Unternehmen mit sensiblen Kundendaten (z. B. Gesundheitswesen, Rechtsberatung)
• Tech-Startups oder Digitalagenturen, die individuelle Lösungen brauchen
• Firmen, die bereits eigene Server betreiben und keine zusätzlichen Cloud-Kosten wollen

Welches Tool ist das beste für Ihr KMU? Eine Entscheidungshilfe

Die Wahl des richtigen Tools hängt von drei Faktoren ab:

1. Ihre technischen Fähigkeiten

• Keine Ahnung von Automatisierung? → Zapier
• Etwas Erfahrung, aber kein Entwickler? → Make
• Technisch versiert oder mit IT-Support? → N8N

2. Ihre Datenschutzanforderungen

• Keine sensiblen Daten? → Zapier oder Make
• DSGVO-kritische Daten (z. B. Patientendaten, Finanzdaten)? → N8N (self-hosted)

3. Ihre Budget- und Skalierungspläne

• Kleine Automatisierungen, geringes Budget? → Make (Core-Tarif)
• Mittlere Komplexität, wachsendes Unternehmen? → Make (Pro-Tarif) oder N8N (Cloud)
• Maximale Skalierung, eigene Infrastruktur? → N8N (Self-Hosted)

Praxisbeispiel: Automatisierung im E-Commerce (DACH-spezifisch)

Stellen Sie sich vor, Sie betreiben einen Online-Shop in Deutschland und wollen folgende Prozesse automatisieren:

1. Bestellung → Rechnung → Buchhaltung

• Ein Kunde bestellt im Shop (Shopify).
• Die Bestelldaten werden automatisch in Lexoffice übertragen und eine Rechnung erstellt.
• Die Rechnung wird per E-Mail an den Kunden geschickt und im DATEV-Format an den Steuerberater weitergeleitet.

2. Kundensupport-Tickets verteilen

• Eine E-Mail kommt in support@ihrefirma.de an.
• Das System erkennt, ob es sich um eine Reklamation, eine Frage zur Lieferung oder eine Stornierung handelt.
• Die Anfrage wird automatisch an das richtige Teammitglied in Slack oder Microsoft Teams weitergeleitet.

Welches Tool eignet sich hier am besten?

Fazit: Für diesen Anwendungsfall wäre Make (Pro-Tarif) oder N8N die beste Wahl – je nachdem, wie wichtig Datenschutz und Langzeitkosten sind.

Häufige Fragen von KMUs (und unsere Antworten)

"Können wir die Tools auch kombinieren?"

Ja! Viele Unternehmen nutzen Zapier für einfache Aufgaben und Make oder N8N für komplexere Workflows. Beispiel:

• Zapier übernimmt die Basics (z. B. Kontakte aus einem Formular in die CRM-Software).
• Make oder N8N kümmern sich um die Datenverarbeitung (z. B. Rechnungen generieren, Berichte erstellen).

"Wie hoch sind die realistischen Einsparungen?"

Das hängt von der Branche ab, aber unsere Erfahrung mit KMUs zeigt:

• 10–20 Stunden/Woche bei manuellen Tätigkeiten (z. B. Datenübertragung, Rechnungsstellung).
• Bis zu 30 % schnellere Bearbeitungszeiten in der Buchhaltung oder im Kundenservice.
• Weniger Fehler, weil keine manuelle Eingabe mehr nötig ist.

Ein typisches E-Commerce-Unternehmen mit 50 Bestellungen/Tag spart durch Automatisierung mindestens 1.500–2.000 €/Monat an Personalkosten.

"Was ist mit Datenschutz – besonders nach Schrems II?"

Hier die kurze Einschätzung:

• Zapier: Problemisch, da Daten in den USA verarbeitet werden. Nur mit zusätzlichem AV-Vertrag (was Zapier nicht standardmäßig anbietet) DSGVO-konform nutzbar.
• Make: Besser, aber nicht perfekt. EU-Server nur im Enterprise-Tarif – für die meisten KMUs also keine echte Lösung.
• N8N (Self-Hosted): Die sicherste Option, weil Sie die volle Kontrolle über die Daten haben.

Falls Sie personenbezogene Daten verarbeiten, raten wir dringend zu N8N – oder zumindest zu einer klaren Risikoabwägung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Fazit: Welches Tool gewinnt den Vergleich?

Unsere Empfehlung für KMUs im DACH-Raum:

• Wenn Sie schnell loslegen wollen und keine sensiblen Daten haben → Make (Pro-Tarif).
• Wenn Sie maximale Datensicherheit und Skalierbarkeit brauchen → N8N (Self-Hosted).
• Nur wenn Sie wirklich nur einfache Automatisierungen brauchen → Zapier.

Brauchen Sie Hilfe bei der Umsetzung?

Die Wahl des richtigen Tools ist nur der erste Schritt. Die eigentliche Herausforderung liegt in der Umsetzung – besonders, wenn Sie komplexe Workflows oder sensible Daten haben.

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