Wie wir einem Kunden 20 Stunden pro Woche zurückgaben – mit einem einzigen Tool

Es war ein typischer Dienstagnachmittag, als uns der Geschäftsführer eines mittelständischen Maschinenbauunternehmens aus Baden-Württemberg anrief. Seine Stimme klang angespannt, fast ein wenig resigniert: „Wir kommen einfach nicht mehr hinterher. Die Auftragslage ist gut, aber die Verwaltung frisst uns auf. Ich habe das Gefühl, wir ertrinken in Excel-Tabellen und E-Mails.“ Was folgte, war ein Projekt, das nicht nur die Arbeitsweise des Unternehmens veränderte, sondern dem Team wöchentlich 20 Stunden Arbeitszeit zurückgab – ohne eine einzige Stelle zu streichen oder die Qualität zu gefährden.

Die Lösung? Kein teures Beraterteam, keine monatelange Softwareentwicklung, sondern der strategische Einsatz eines einzigen Tools, kombiniert mit einer klugen Prozessanalyse. Wie das funktioniert hat und warum dieser Ansatz besonders für Unternehmen im DACH-Raum interessant ist, erfahren Sie in diesem Artikel.

Das Problem: Warum gute Auftragslage zur Belastung wird

Unser Kunde, nennen wir ihn „Herr Meier“, stand vor einem Paradox, das viele mittelständische Unternehmen kennen: Je erfolgreicher das Geschäft lief, desto mehr Zeit verschlang die interne Organisation. Konkrete Schmerzpunkte waren:

• Manuelle Datenpflege in drei verschiedenen Systemen (ERP, Excel, CRM), die ständig synchronisiert werden mussten – mit entsprechendem Fehlerrisiko.
• Wiederkehrende Anfragen von Kunden und Lieferanten, die jedes Mal neu beantwortet wurden, obwohl die Informationen bereits irgendwo dokumentiert waren.
• Unklare Verantwortlichkeiten, weil Prozesse über Jahre „gewachsen“ waren und niemand mehr den Überblick hatte, wer welche Aufgabe eigentlich übernimmt.
• Ständige Unterbrechungen durch Ad-hoc-Anfragen, die die Mitarbeiter aus ihrem eigentlichen Arbeitsfluss rissen.

Herr Meier hatte bereits versucht, die Situation mit Überstunden und zusätzlichen Aushilfskräften in den Griff zu bekommen. Doch das war keine nachhaltige Lösung – weder für die Mitarbeiterzufriedenheit noch für die Wirtschaftlichkeit.

Die Lösung: Ein Tool als Hebel für strukturelle Veränderungen

Unser Ansatz war bewusst nicht technikgetrieben, sondern prozessorientiert. Bevor wir auch nur über Software sprachen, analysierten wir gemeinsam mit dem Team, wo die größten Zeitfresser lagen und welche Aufgaben sich wiederholten. Dabei kristallisierten sich drei zentrale Stellschrauben heraus:

1. Automatisierung von Datenflüssen zwischen den bestehenden Systemen,
2. Standardisierung von Kommunikation (z. B. häufige Kundenanfragen, interne Abstimmungen),
3. Klare Prozessdokumentation, die auch neuen Mitarbeitern schnell Orientierung gibt.

Erst als diese Punkte standen, suchten wir nach einem Tool, das alle drei Anforderungen abdecken konnte. Die Wahl fiel auf hier bewusst kein konkretes Tool nennen, um Neutralität zu wahren – Anm. d. Autors, eine Low-Code-Plattform, die sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren ließ. Warum gerade dieses Tool? Weil es drei entscheidende Vorteile bot:

• Keine aufwendige Schulung nötig: Die Mitarbeiter konnten die Automatisierungen selbst anpassen, ohne Programmierkenntnisse.
• Schnittstellen zu den bestehenden Systemen (SAP, Outlook, SharePoint), sodass keine Daten neu eingegeben werden mussten.
• Transparente Protokollierung, die zeigte, wer welche Änderungen vorgenommen hatte – ein wichtiger Punkt für die Compliance im Maschinenbau.

Wie 20 Stunden pro Woche realistisch wurden

Die Einsparungen ergaben sich nicht aus einer einzigen Maßnahme, sondern aus der kumulativen Wirkung mehrerer kleiner Optimierungen. Hier die wichtigsten Hebel:

1. Automatisierte Datenübertragung zwischen ERP und CRM

Bisher hatte eine Mitarbeiterin täglich zwei Stunden damit verbracht, Auftragsdaten aus dem ERP-System in das CRM zu übertragen und umgekehrt – eine fehleranfällige Fleißarbeit. **Durch die Einrichtung einer automatischen Synchronisation entfiel diese Aufgabe komplett. Die Mitarbeiterin konnte sich stattdessen auf die qualitative Nachbereitung von Kundengesprächen konzentrieren, was dem Unternehmen langfristig mehr Umsatz brachte.

2. Selbstbedienungs-Portal für häufige Kundenanfragen

Etwa 30 % der eingehenden E-Mails betrafen Standardthemen wie Lieferstatus, Rechnungskopien oder technische Datenblätter. Statt diese Anfragen manuell zu beantworten, richteten wir ein passwortgeschütztes Kundenportal ein, in dem alle relevanten Dokumente zentral hinterlegt waren. Kunden erhielten bei ihrer Anfrage automatisch einen Link zur entsprechenden Seite – die Bearbeitungszeit pro Anfrage sank von 15 Minuten auf unter 2 Minuten.

3. Klare Prozessdokumentation mit integrierten Checklisten

Viele Verzögerungen entstanden, weil Mitarbeiter unsicher waren, welcher Schritt als Nächstes anstand oder wer für eine bestimmte Aufgabe zuständig war. Wir erstellten interaktive Prozessleitfäden, die direkt im Tool hinterlegt waren und bei jedem Arbeitsschritt anzeigten:

• „Wer ist verantwortlich?“
• „Welche Unterlagen werden benötigt?“
• „Was ist die nächste Aktion?“

Allein dadurch reduzierte sich die Zeit für interne Abstimmungen um etwa 8 Stunden pro Woche, da weniger Nachfragen nötig waren.

4. Automatische Erinnerungen für wiederkehrende Aufgaben

Von der monatlichen Umsatzmeldung an die Geschäftsführung bis zur regelmäßigen Wartung der Maschinen – viele Aufgaben wurden bisher einfach „irgendwann“ erledigt, oft unter Zeitdruck. **Durch automatisierte Erinnerungen mit klaren Fristen und Verantwortlichen entfiel das ständige „Hinterherlaufen“. Das Team gewann nicht nur Zeit, sondern auch mehr Planungssicherheit.

Warum dieser Ansatz besonders für den DACH-Raum funktioniert

Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz haben oft ähnliche Herausforderungen:

• Hohe Lohnkosten machen ineffiziente Prozesse besonders teuer.
• Strenge Compliance-Vorgaben (z. B. in der Fertigung oder im Handel) erfordern lückenlose Dokumentation.
• Fachkräftemangel zwingt dazu, bestehende Mitarbeiter zu entlasten, statt einfach mehr Personal einzustellen.

Unser Kunde profitierte besonders davon, dass die Lösung keine radikale Umstellung erforderte, sondern schrittweise eingeführt werden konnte. Das ist im DACH-Raum ein entscheidender Faktor, wo viele Unternehmen skeptisch gegenüber „großen IT-Projekten“ sind – zu Recht, wie viele gescheiterte Digitalisierungsvorhaben zeigen.

Die größten Learnings: Was Sie für Ihr Unternehmen mitnehmen können

1. Beginnen Sie mit den Prozessen, nicht mit der Technik Viele Unternehmen kaufen teure Software und hoffen, dass sie ihre Probleme löst. Doch ohne klare Prozesse wird jedes Tool nur ein weiteres „Datenfriedhof“-System. Analysieren Sie zuerst, wo die größten Reibungspunkte liegen – dann suchen Sie die passende Lösung.
2. Setzen Sie auf Low-Code-Tools, die Ihre Mitarbeiter selbst bedienen können Im DACH-Raum sind spezialisierte IT-Ressourcen oft knapp. Tools, die ohne Programmierkenntnisse angepasst werden können, geben Ihrem Team Autonomie und entlasten die IT-Abteilung.
3. Messbare Ziele setzen – und kommunizieren Unser Kunde wusste von Anfang an: „Wir wollen 20 Stunden pro Woche einsparen.“ Dieses klare Ziel half, Prioritäten zu setzen und den Erfolg später nachzuweisen. Definieren Sie, was Sie erreichen wollen – sei es Zeit, Kosten oder Qualität.
4. Akzeptanz im Team ist entscheidend Veränderung stößt oft auf Widerstand. Bei unserem Kunden haben wir von Anfang an Pilotnutzer aus verschiedenen Abteilungen eingebunden, die das Tool testeten und Feedback gaben. So wurde die Lösung mit dem Team entwickelt, nicht gegen es.

Fazit: Mehr Zeit für das, was wirklich zählt

Am Ende des Projekts hatte Herr Meier nicht nur 20 Stunden pro Woche eingespart – das Team war motivierter, die Fehlerquote sank, und die Kunden waren zufriedener, weil Anfragen schneller bearbeitet wurden. Der größte Gewinn aber war etwas, das sich nicht in Zahlen fassen lässt: Die Mitarbeiter hatten wieder Zeit, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren – sei es die Entwicklung neuer Produkte, die Betreuung von Schlüsselkunden oder einfach ein entspannter Feierabend.

Die gute Nachricht: Ein solches Projekt ist kein Hexenwerk. Es erfordert keine Millioneninvestitionen, sondern klare Analyse, das richtige Tool und die Bereitschaft, alte Gewohnheiten zu hinterfragen.

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