Die 10 häufigsten manuellen Prozesse, die Sie jetzt automatisieren sollten

Man stelle sich vor, ein Mitarbeiter verbringt jeden Montagmorgen drei Stunden damit, Rechnungen aus verschiedenen Systemen zusammenzusuchen, zu prüfen und per E-Mail an Kunden zu verschicken. Drei Stunden – das sind fast 40 Stunden im Monat, die weder dem Unternehmen noch dem Mitarbeiter wirklich nutzen. Statt strategisch zu arbeiten oder Kundenbeziehungen zu pflegen, wird Zeit mit Kopieren, Einfügen und manuellem Abgleichen verbracht. Und das Schlimmste? In den meisten kleinen und mittleren Unternehmen sieht die Realität genau so aus.

Dabei gibt es kaum etwas Frustrierenderes als sinnlose Routinearbeit. Sie demotiviert Mitarbeiter, bremst das Wachstum und kostet buchstäblich Geld. Die gute Nachricht: Fast jeder dieser manuellen Prozesse lässt sich heute automatisieren – oft mit überschaubarem Aufwand und ohne teure Spezialsoftware. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die zehn häufigsten Zeitfresser in KMUs aus dem DACH-Raum und wie Sie sie Schritt für Schritt ersetzen können. Am Ende wartet nicht nur mehr Freiraum für das Wesentliche, sondern auch ein messbarer Wettbewerbsvorteil.

Warum Automatisierung für KMUs kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit ist

Bevor wir zu den konkreten Beispielen kommen, lohnt sich ein Blick auf die Zahlen: Studien zeigen, dass Mitarbeiter in deutschen Unternehmen bis zu 30% ihrer Arbeitszeit mit repetitiven Aufgaben verbringen. Bei einem durchschnittlichen Stundenlohn von 40 Euro (inkl. Nebenkosten) bedeutet das für ein 10-Personen-Team Verluste von über 100.000 Euro pro Jahr – nur weil Prozesse nicht optimiert sind.

Doch es geht nicht nur um Kosten. In einer Zeit, in der Fachkräfte knapp sind und die Digitalisierung immer schneller voranschreitet, werden Unternehmen, die ihre Abläufe nicht modernisieren, schnell abgehängt. Besonders im DACH-Raum, wo viele KMUs noch auf Excel-Tabellen, manuelle E-Mail-Weiterleitungen oder sogar Papierdokumente setzen, ist das Potenzial enorm.

Der größte Irrtum? Dass Automatisierung kompliziert oder teuer sein muss. Mit Tools wie n8n, Make (ehemals Integromat) oder Zapier lassen sich viele Workflows ohne Programmierkenntnisse umsetzen – und das oft schon für weniger als 100 Euro im Monat. Die Amortisation erfolgt meist innerhalb weniger Wochen.

Die 10 größten Zeitfresser – und wie Sie sie loswerden

1. Rechnungen erstellen und versenden: Vom manuellen Chaos zur vollautomatischen Abwicklung

Das Problem: Rechnungen werden händisch in Word oder Excel erstellt, mit Kundenstammdaten abgeglichen, als PDF exportiert, per E-Mail verschickt und dann in der Buchhaltung erfasst. Bei 50 Rechnungen im Monat sind das schnell 10–15 Stunden Arbeit – und eine Fehlerquelle, die zu verzögerten Zahlungen oder Doppelungen führt.

Die Lösung: Mit einer Kombination aus CRM-System (z. B. HubSpot oder Pipedrive), Buchhaltungssoftware (z. B. SevDesk oder Lexoffice) und einem Automatisierungstool lassen sich Rechnungen komplett automatisieren:

Trigger: Neue Bestellung im Shop-System oder abgeschlossenes Projekt im CRM.
Aktion 1: Rechnung wird automatisch mit Kundendaten, Artikelpositionen und Steuersatz (19% oder 7% für DACH) generiert.
Aktion 2: PDF wird erstellt und per E-Mail mit individueller Betreffzeile ("Ihre Rechnung Nr. XYZ vom Datum") versendet.
Aktion 3: Fälligkeit wird im Kalender markiert, und bei ausbleibender Zahlung erhält der Kunde nach 7 Tagen eine freundliche Erinnerung.
Bonus: Die Rechnung wird gleichzeitig in der Buchhaltung verbucht und mit dem entsprechenden Projekt verknüpft.

Zeitersparnis: 90% – statt 3 Stunden pro Woche reichen 10 Minuten für die Kontrolle.

2. Daten zwischen Excel, CRM und anderen Tools hin- und herschieben

Das Problem: Kundendaten werden in Excel gepflegt, müssen aber regelmäßig ins CRM übertragen werden. Oder Bestellungen aus dem Onlineshop landen in einer Tabelle, von wo aus sie händisch in die Logistiksoftware eingetragen werden. Doppelte Arbeit, hohe Fehlerquote – und niemand hat wirklich den Überblick.

Die Lösung: Hier helfen zwei Wege, je nach Komplexität:

Einfache Variante: Ein Tool wie Zapier verbindet Excel/Google Sheets mit dem CRM und aktualisiert Daten in Echtzeit. Beispiel: Eine neue Zeile in der Tabelle löst automatisch einen neuen Kontakteintrag im CRM aus.
Professionelle Variante: Mit n8n (selbstgehostet, DSGVO-konform) lassen sich komplexe Datenflüsse abbilden – etwa wenn Bestelldaten erst bereinigt, dann angereichert und schließlich in drei verschiedene Systeme übertragen werden müssen.

Praxistipp für DACH-Unternehmen: Achten Sie darauf, dass DSGVO-konforme Lösungen genutzt werden, besonders wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Selbstgehostete Tools wie n8n oder europäische Anbieter wie Make sind hier die sicherere Wahl.

3. Terminvereinbarungen: Das endlose Hin-und-Her per E-Mail

Das Problem: "Wann hätten Sie Zeit? – Dienstag passt bei mir nicht, wie sieht es Mittwoch aus?" – Drei bis fünf E-Mails sind keine Seltenheit, bis ein Termin steht. Multipliziert mit zehn Terminen pro Woche, verliert ein Mitarbeiter schnell 2–3 Stunden nur mit der Koordination.

Die Lösung: Ein Buchungstool wie Calendly oder Microsoft Bookings übernimmt die gesamte Absprache:

Sie hinterlegen Ihre verfügbaren Zeiten (z. B. immer dienstags und donnerstags zwischen 10 und 16 Uhr).
Der Kunde wählt selbst einen Slot aus – ohne Ihre Beteiligung.
Der Termin wird automatisch in Ihren Kalender eingetragen, und beide Seiten erhalten eine Bestätigung mit Zoom/Teams-Link.
Bonus: Integrieren Sie das Tool mit Ihrem CRM, um Leads direkt zu qualifizieren (z. B. "Kunde hat Beratungstermin gebucht → Status auf 'Interessiert' setzen").

Zeitersparnis: 100% – Sie müssen sich nie wieder mit Terminfindung beschäftigen.

4. Wiederkehrende Berichte für Chef oder Team erstellen

Das Problem: Jeden Montagmorgen wird ein Bericht benötigt: Umsatz der letzten Woche, offene Tickets im Support, Social-Media-Statistiken. Die Daten liegen in fünf verschiedenen Tools, müssen zusammengesucht, aufbereitet und in eine Präsentation oder Excel-Tabelle übertragen werden. 3–4 Stunden Arbeit – für etwas, das kaum jemand wirklich liest.

Die Lösung: Automatisierte Berichte sparen nicht nur Zeit, sondern liefern auch aktuellere und genauere Daten. So geht’s:

Datenquellen verbinden: Nutzen Sie Tools wie Google Data Studio (Looker Studio) oder Power BI, um Daten aus Shop-Systemen, CRM, Buchhaltung und Marketing-Tools zusammenzuführen.
Automatische Aktualisierung: Der Bericht wird täglich oder wöchentlich neu generiert und per E-Mail an die relevanten Empfänger verschickt.
Visualisierung: Statt trockener Tabellen erhalten Sie interaktive Dashboards, in denen Sie Trends auf einen Blick erkennen.

Beispiel aus der Praxis: Ein E-Commerce-Unternehmen aus München hat seine wöchentlichen Umsatzberichte automatisiert. Statt 3 Stunden Aufwand pro Woche dauert es jetzt 10 Minuten – und der Geschäftsführer erhält die Daten schon sonntagsabends, statt montags mittags.

5. Neukunden willkommen heißen und onboarden

Das Problem: Ein neuer Kunde hat sich registriert – jetzt müssen manuell Willkommens-E-Mails verschickt, Zugangslinks für Portale erstellt und interne Teams informiert werden. Unpersönlich, fehleranfällig und zeitintensiv.

Die Lösung: Ein automatisierter Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass neue Kunden sich von Anfang an gut betreut fühlen – ohne dass Sie etwas tun müssen:

Trigger: Neuanmeldung im Shop oder CRM (z. B. "Status = Neukunde").
Aktion 1: Personalisierte Willkommens-E-Mail mit Login-Daten, einer kurzen Anleitung und einem Link zur Terminkalender-Buchung für ein Onboarding-Gespräch.
Aktion 2: Intern wird eine Slack-Nachricht an das zuständige Team gesendet: "Neuer Kunde: Name, Branche: Branche, nächste Schritte: Checkliste."
Aktion 3: Nach 3 Tagen folgt eine automatische Umfrage: "Wie zufrieden sind Sie mit dem Start?"
Aktion 4: Bei Nichtantwort erhält der Vertriebsmitarbeiter eine Erinnerung: "Kunde Name hat die Umfrage nicht ausgefüllt – bitte nachhaken."

Vorteil: Nicht nur Zeitersparnis, sondern auch höhere Kundenzufriedenheit durch konsistente Kommunikation.

Das Problem: Content wird ad hoc gepostet, Hashtags müssen jedes Mal neu recherchiert werden, und die besten Zeiten für Reichweite werden verpasst. Resultat: Weniger Sichtbarkeit, mehr Stress.

Die Lösung: Mit Tools wie Buffer, Hootsuite oder Later lassen sich Posts für Wochen im Voraus planen – inklusive:

Automatischer Hashtag-Vorschläge basierend auf Branche und Zielgruppe.
Optimalen Veröffentlichungszeiten (z. B. für B2B-Kunden im DACH-Raum: 8–10 Uhr und 15–17 Uhr).
Wiederverwendung von Evergreen-Content (z. B. alle 3 Monate erneut posten).
Automatische Cross-Posting auf LinkedIn, Facebook und Instagram.

Bonus: Integrieren Sie Ihr Social-Media-Tool mit Canva, um automatisch Bilder im richtigen Format zu generieren.

7. Support-Anfragen manuell an das richtige Team weiterleiten

Das Problem: Eine E-Mail kommt rein: "Unsere Lieferung ist nicht angekommen." Jetzt muss geprüft werden: Handelt es sich um ein Logistikproblem (→ Spedition kontaktieren), eine Reklamation (→ Kundenbetreuung) oder einen technischen Fehler (→ IT)? Pro Anfrage 5–10 Minuten Recherche und Weiterleitung.

Die Lösung: Ein automatisiertes Ticket-System (z. B. mit Zendesk, Freshdesk oder sogar einem einfachen Google Formular + Make/Zapier) klassifiziert Anfragen und leitet sie weiter:

Schlüsselwörter erkennen: Enthält die E-Mail Begriffe wie "Lieferung", "Tracking" oder "Paket"? → Weiterleitung an Logistik.
Priorisierung: Enthält die Nachricht Wörter wie "dringend" oder "sofort"? → Markierung als "Hochpriorität".
Automatische Antwort: Der Kunde erhält sofort eine Bestätigung: "Vielen Dank für Ihre Nachricht! Unser Logistik-Team kümmert sich umgehend darum (Ticket-Nr. XYZ)."

Zeitersparnis: 80% – und schnellere Reaktionszeiten für Kunden.

8. Stammdatenpflege: Adressen, Preise und Produktinfos aktualisieren

Das Problem: Ein Kunde zieht um, ein Produktpreis ändert sich, oder ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen. Jetzt müssen **manuell stehende Einträge in CRM, Shop, Buchhaltung und Marketing-Tools angepasst werden. Fehler sind vorprogrammiert.

Die Lösung: Ein zentrales Stammdaten-Management mit Automatisierung:

Single Source of Truth: Alle Daten werden in einem System (z. B. CRM oder ERP) gepflegt.
Automatische Synchronisation: Ändert sich eine Adresse im CRM, wird sie sofort in Shop, Buchhaltung und Newsletter-Tool aktualisiert.
Validierung: Bei **fehlenden oder ungültigen E-Mail-Adressen erhält der Verantwortliche eine Warnung.

Tools: Pipedrive + Make oder Odoo (für komplexere Anforderungen).

9. Manuelle Bestellbestätigungen und Versandupdates

Das Problem: Eine Bestellung geht ein – jetzt müssen Bestätigung, Versandnummer und Lieferstatus händisch per E-Mail kommuniziert werden. Bei 100 Bestellungen pro Tag ein Vollzeitjob.

Die Lösung: Vollautomatisierte Bestellkommunikation:

Bestellbestätigung: Sofort nach Kauf mit allen Details (Produkte, Preis, Lieferadresse).
Versandbenachrichtigung: Sobald die Sendungsnummer im System hinterlegt ist, erhält der Kunde eine E-Mail mit Tracking-Link.
Lieferupdate: Bei Statusänderungen (z. B. "Paket unterwegs") wird der Kunde informiert.
Feedback-Anfrage: 3 Tage nach Lieferung kommt eine automatische Bewertungsbitte.

Tools: Shopify + Klaviyo oder WooCommerce + AutomateWoo.

10. Gehaltsabrechnungen und Urlaubsanträge manuell bearbeiten

Das Problem: Urlaubsanträge kommen per E-Mail, müssen geprüft, in den Kalender eingetragen und dann an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet werden. Pro Antrag 10–15 Minuten Aufwand.

Die Lösung: Ein HR-Tool wie Personio oder Kenjo automatisiert den gesamten Prozess:

Mitarbeiter stellen Urlaub über ein Self-Service-Portal ein.
Der Vorgesetzte erhält eine automatische Benachrichtigung zur Genehmigung.
Bei Genehmigung wird der Urlaub sofort im Teamkalender und in der Lohnabrechnung berücksichtigt.
Konflikte (z. B. doppelte Buchungen) werden automatisch erkannt.

Zeitersparnis: 95% – und weniger Fehler bei der Abrechnung.

Wie Sie jetzt starten: Drei Schritte zur ersten Automatisierung

Die gute Nachricht: Sie müssen nicht alles auf einmal umsetzen. Beginnen Sie mit einem einzigen Prozess, der Ihnen die größten Kopfschmerzen bereitet – sei es die Rechnungsstellung, die Terminvereinbarung oder die Social-Media-Posts. Hier ist Ihr 3-Schritte-Plan:

Analysieren Sie Ihren Arbeitsalltag:
- Notieren Sie eine Woche lang alle repetitiven Aufgaben, die Sie oder Ihr Team erledigen.
- Fragen Sie sich: "Könnte das auch ein Roboter machen?" (Hinweis: In 80% der Fälle ist die Antwort "Ja".)
Wählen Sie das richtige Tool:
- Einfache Automatisierungen (z. B. E-Mails, Termine): Zapier oder Make.
- Komplexere Workflows (z. B. Daten zwischen Systemen synchronisieren): n8n (DSGVO-konform, selbstgehostet).
- Branchenlösungen: Für E-Commerce (Shopify + Klaviyo), für Handwerk (z. B. Craftnote).
Setzen Sie eine erste Automatisierung um – oder lassen Sie sich helfen:
- Wenn Sie technikaffin sind, probieren Sie es selbst mit kostenlosen Testversionen der Tools.
- Wenn Sie keine Zeit für Trial & Error haben: Kontaktieren Sie uns unverbindlich, damit wir gemeinsam den größten Hebel für Ihr Unternehmen identifizieren. Hier unverbindlich kontaktieren →

Fazit: Automatisierung ist kein Projekt – es ist eine Haltung

Die größten Hürden bei der Automatisierung sind selten technische, sondern mentale:

"Das haben wir schon immer so gemacht."
"Für uns lohnt sich das nicht."
"Das ist zu kompliziert."

Doch die Realität sieht anders aus: Jedes Unternehmen, das heute noch manuelle Prozesse pflegt, zahlt einen hohen Preis – in Form von verlorener Zeit, unzufriedenen Mitarbeitern und verpassten Chancen.

Der Schlüssel zum Erfolg? Anfangen. Nicht perfektionieren.

Starten Sie mit einem Prozess.
Messen Sie die Zeitersparnis (Sie werden überrascht sein).
Skalieren Sie Schritt für Schritt.

Und denken Sie daran: Automatisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Was heute optimiert ist, kann in sechs Monaten noch besser sein. Die Unternehmen, die das verstehen, werden morgen die Nase vorn haben.

Welcher Prozess nervt Sie am meisten? Kontaktieren Sie uns unverbindlich, um Ihre persönliche Automatisierungs-Roadmap zu erstellen.