Dieser eine Workflow spart unseren Kunden 30.000€ im Jahr – so geht’s!

Es klingt fast zu gut, um wahr zu sein: Ein einziger angepasster Ablauf im Unternehmen – und plötzlich sind jährlich 30.000 Euro mehr in der Kasse. Doch genau das erleben immer wieder unsere Kunden, wenn sie einen bestimmten Workflow optimieren, der in fast jedem mittelständischen Betrieb vorkommt: die manuelle Bearbeitung von wiederkehrenden Rechnungen, Bestellungen oder Projektstatus-Updates.

Die Crux? Viele Unternehmen ahnen nicht einmal, wie viel Zeit (und damit Geld) sie hier täglich durch die Lappen gehen lassen. Dabei ist die Lösung oft simpler, als man denkt – und mit den richtigen Tools sowie einer klugen Prozessgestaltung lässt sich das Potenzial innerhalb weniger Wochen heben. Wie das genau funktioniert und warum gerade kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz hier besonders profitieren, zeigen wir in diesem Artikel.

Wo die 30.000€ jährlich „verschwinden“ – und warum niemand es merkt

Stellen Sie sich vor, eine Mitarbeiterin in der Buchhaltung benötigt für die Prüfung und Freigabe einer Eingangsrechnung durchschnittlich 15 Minuten. Bei 20 Rechnungen pro Tag sind das schon fünf Stunden – oder 650 Stunden im Jahr. Selbst wenn wir konservativ mit einem Stundensatz von 30 Euro rechnen (inkl. Sozialabgaben und Overhead), summiert sich das auf 19.500 Euro allein für diese Tätigkeit.

Doch das ist noch nicht alles: Hinzu kommen Nachfragen bei Lieferanten wegen unklarer Posten (weitere 2–3 Stunden/Woche), manuelle Datenübertragungen in verschiedene Systeme (Excel, ERP, Banking-Tool) und nicht zuletzt Fehlerkosten durch falsch gebuchte Beträge oder versäumte Skontofristen. Plötzlich sind wir bei den besagten 30.000 Euro – und das in einem Team mit nur zwei bis drei Verantwortlichen.

Das Perfide daran: Diese Kosten sind unsichtbar, weil sie in den normalen Betriebsabläufen „mitlaufen“. Erst wenn man die einzelnen Schritte misst (oder wie wir es nennen: „den Prozess unter die Lupe nimmt“), wird das Ausmaß klar.

Der Hebel: Automatisierung + klare Verantwortlichkeiten

Die gute Nachricht: Mit einer Kombination aus Teilautomatisierung, standardisierten Vorlagen und klaren Eskalationswegen lässt sich dieser Workflow so umbauen, dass am Ende 80% der manuellen Arbeit entfallen – ohne dass Qualität oder Compliance leiden. Hier die drei zentralen Stellschrauben, die unsere Kunden erfolgreich nutzen:

1. Digitale Rechnungserfassung mit KI-Unterstützung

Statt Rechnungen per E-Mail zu erhalten, auszudrucken und händisch in das ERP-System einzupflegen, setzen wir auf Tools, die Rechnungen automatisch auslesen, prüfen und vorbuchen. Moderne Lösungen wie Datev Unternehmen online (für DACH-spezifische Anforderungen) oder Lexoffice erkennen dabei nicht nur Beträge und Steuern, sondern gleichen auch Lieferantenstammdaten und Vertragskonditionen ab.

Beispiel aus der Praxis: Ein Handwerksbetrieb aus Bayern spart seit der Einführung einer solchen Lösung 12 Stunden pro Woche allein in der Buchhaltung. Der Clou: Die Software markiert automatisch Abweichungen (z. B. falsche USt-IDs oder nicht vereinbarte Preise), sodass nur noch die Ausnahmen manuell geprüft werden müssen.

2. Genehmigungsworkflows mit festen Fristen

Ein klassisches Problem: Rechnungen liegen Tage (oder Wochen) auf dem Schreibtisch des Geschäftsführers, weil dieser „gerade keine Zeit“ hat. Die Folge: Skonto verpasst, Mahngebühren fällig, Liquidität belastet.

Hier hilft ein digitaler Freigabeprozess mit festen Regeln:

• Rechnungen über 1.000 Euro müssen innerhalb von 24 Stunden vom zuständigen Projektleiter geprüft werden.
• Beträge über 5.000 Euro gehen automatisch an die Geschäftsführung – aber nur mit einer vorbereiteten Vorlage, die alle relevanten Daten (Budget, Vertragsbezug, Zahlungsziel) enthält.
• Bei Überschreitung der Frist erhält der Verantwortliche eine automatische Erinnerung per Slack oder E-Mail.

Effekt: Unsere Kunden reduzieren dadurch Zahlungsverzögerungen um 90% – und sparen allein durch genutzte Skonti oft 2–3% der Rechnungssumme.

3. Integration mit Banken und Steuerberatern

Der letzte Schritt – und gleichzeitig der größte Zeitfresser – ist die Übertragung der Daten in die Finanzsoftware oder an den Steuerberater. Viele Unternehmen exportieren hier händisch CSV-Dateien, korrigieren Formatierungsfehler oder senden Belege per Post.

Mit einer direkten Schnittstelle zwischen Buchhaltungstool und Bank (z. B. über FinTS/HBCI in Deutschland oder eBill in der Schweiz) entfällt dieser Aufwand. Gleichzeitig erhalten Steuerberater Echtzeit-Zugriff auf die relevanten Unterlagen – was besonders in der DACH-Region mit ihren strengen GoBD-Vorgaben ein großer Vorteil ist.

Warum gerade KMUs in DACH davon profitieren

Großkonzerne haben längst ganze Abteilungen für Prozessoptimierung. Doch für kleine und mittlere Unternehmen mit 5–50 Mitarbeitern ist der Hebel hier besonders groß – aus drei Gründen:

1. Hoher manueller Anteil: In KMUs werden viele Abläufe noch „nebenbei“ erledigt, weil spezialisierte Teams fehlen. Das macht sie anfällig für Ineffizienzen.
2. Strenge Compliance: Besonders in Deutschland und Österreich sind die Anforderungen an Rechnungslegung und Archivierung hoch. Automatisierte Workflows helfen, GoBD-konform zu bleiben – ohne Mehraufwand.
3. Kostenbewusstsein: Jeder Euro zählt. Während ein Konzern 30.000 Euro vielleicht als „Peanuts“ abtut, kann diese Summe für einen Handwerksbetrieb oder eine Agentur den Unterschied zwischen schwarzen und roten Zahlen machen.

Wie Sie den Workflow in 4 Wochen umsetzen – ohne IT-Projekt

Viele scheuen die Umsetzung, weil sie ein monatelanges IT-Projekt befürchten. Dabei reicht oft schon eine schrittweise Einführung mit bestehenden Tools. So gehen Sie vor:

1. Analysephase (1 Woche): Messen Sie genau, wie viel Zeit aktuell für Rechnungsprüfung, Freigabe und Buchung anfällt. Nutzen Sie dazu einfache Zeiterfassungstools oder eine Excel-Tabelle.
2. Tool-Auswahl (1 Woche): Wählen Sie eine Lösung, die zu Ihrer bestehenden Software passt (z. B. Datev für deutsche Unternehmen, Bexio für Schweizer KMUs). Achten Sie auf DACH-spezifische Features wie USt-ID-Prüfung oder ELSTER-Anbindung.
3. Pilotphase (2 Wochen): Starten Sie mit einem Teilbereich (z. B. nur Rechnungen unter 1.000 Euro) und schulen Sie 1–2 Mitarbeiter. Nutzen Sie die Zeit, um Ausnahmefälle zu dokumentieren (z. B. „Wie gehen wir mit Rechnungen in Fremdwährungen um?“).
4. Skalierung: Erweitern Sie den Workflow schrittweise auf andere Bereiche (z. B. Spesenabrechnungen oder Projektbudgets).

Fazit: Kleine Änderungen, große Wirkung

30.000 Euro Einsparung klingt nach einem radikalen Umbruch – ist es aber nicht. In den meisten Fällen reicht es, einzelne Schritte zu digitalisieren, Verantwortlichkeiten klar zu regeln und repetitive Aufgaben zu automatisieren. Der Schlüssel liegt darin, nicht das gesamte System umzukrempeln, sondern gezielt dort anzusetzen, wo der größte Hebel wirkt.

Unsere Erfahrung zeigt: Unternehmen, die diesen Workflow optimieren, sparen nicht nur Geld, sondern gewinnen auch mehr Transparenz, weniger Stress in der Buchhaltung und bessere Liquidität. Und das Beste? Die meisten Lösungen amortisieren sich bereits nach 3–6 Monaten.

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